Ledningssystem Intelligencia AB & Intelligencia Sverige AB
Affärsidé
Intelligencia startades ursprungligen med en idé om att utmana försäkringsbranschens jättar. Att tänka nytt i stället för att alltid göra som man alltid gjort. Ambitionen är att erbjuda en modern försäkringstjänst som minimerar administrationen för arbetsgivaren och maximerar möjligheterna till en bra pension för de anställda.
Berörda bolag
Detta ledningssystem berör båda bolagen dvs Intelligencia AB och Intelligencia Sverige AB. I nedan text är båda bolagen inkluderande i företagsnamnet Intelligencia.
Organisation
Intelligencia består av delägare som båda arbetar operativt i båda bolagen med ett gemensamt ansvar för Intelligencia och de tjänster som erbjuds.
Ansvarsfördelningen är uppdelad enligt nedan matris
- Lennart Bengtsson VD, klagomålsansvarig, arbetsmiljöansvarig (roll som VD)
- Joakim Grundberg Ledamot, kundansvarig
Våra policys
Intelligencia vill vara en ansvarsfull arbetsgivare. Verksamheten ska hanteras med respekt och hänsynstagande till mänskliga rättigheter, till människors säkerhet och hälsa samt till miljön. Det är såväl de anställdas som ledningens ansvar att säkerställa att denna värdegrund efterlevs. Ett grund i detta är våra policys för kvalité, miljö, arbetsmiljö, informationssäkerhet och brandskyddspolicy.
Kvalitetspolicy
Intelligencia ska ha marknadens bästa kvalitetsprofil och vara kundens självklara val. Målsättning är överträffa alla potentiella förväntningar kopplade till vårt åtagande. Varje kund ska kunna förvänta sig god kvalitet och ett gott bemötande.
Vårt kvalitetsarbete utgår från;
- Väldefinierade och mätbara kvalitetsmål.
- Standardiserade arbetssätt.
- Väldefinierad ansvarsfördelning.
- Kontinuerlig utveckling och effektivisering.
- Ständig förbättring av vårt kvalitetsarbete.
- Efterlevnad av gällande lagar och branschpraxis inom vårt område.
- Kvalitet i alla led i hela verksamheten.
- Kompetensförbättring
- Kundnöjdhet, säkerställa kundnöjdhet löpande.
Miljöpolicy
Intelligencia ska alltid utgå från att ha miljöarbete i åtanke, det ska vara ifrån att Intelligencia arbetar med digitala dokument från hur vi resor till våra kunder.
Detta säkerställs genom ett väl utvecklat miljöarbete, där varje medarbetare tar ansvar för sin del av verksamheten. Intelligencia ska arbeta mot mindre miljöpåverkan genom:
- Väldefinierade och mätbara miljömål.
- En reserutin att välja klimatsmarta resesätt.
- Ständig förbättring av vårt miljöarbete.
- Efterlevnad av gällande lagar och regler på miljöområdet.
- Samverka med våra intressenter för att förbättra deras hållbarhetsarbete.
- Minska/förebygga negativ miljöpåverkan i samverkan med både våra kunder och övriga
intressenter.
Arbetsmiljöpolicy
Arbetsmiljön i Intelligencias verksamhet ska vara sådan att de som arbetar hos oss inte drabbas av ohälsa eller kommer till skada på grund av arbetet och att de trivs och kan utvecklas både yrkesmässigt och som individer. Arbetsmiljöarbetet ska genomsyra alla beslut som fattas och alla aktiviteter som genomförs. Vi accepterar ingen form av mobbning eller trakasserier på vår arbetsplats. Vår arbetsmiljö ska präglas av öppenhet och alla individer ska behandlas jämlikt och med respekt. Intelligencia ska arbeta mot en god arbetsmiljö genom;
- Väldefinierade och mätbara arbetsmiljömål.
- Att anpassat arbetssätt för individen.
- I största möjliga utsträckning skall vi aktivt välja kontorsmöbler för en god ergonomi.
- Ständig förbättring av vårt arbetsmiljöarbete.
- Efterlevnad av gällande lagar och regler på arbetsmiljöområdet
- Delaktighet & samverkan
- Motverka diskriminering och kränkande särbehandling
- Säkra och hälsosamma arbetsplatser
Brandskyddspolicy
Alla anställda ska arbeta aktivt med förebyggande arbete mot brand genom kunskap om brandrisker och göra aktiva val för att minska risken för brand. Inom Intelligencia ska ett aktivt SBA (systematiskt brandskyddsarbete) pågå där det finns en tydlig kravställning mot fastighetsägare för lokalkontor men även en god kunskap om brandrisker för Intelligencias personal.
Informationssäkerhetspolicy
Information och hantering av information är för Intelligencia en väldigt viktig del i arbeten med våra kunder. Intelligencias informationssäkerhetsarbete ska bedrivas på ett systematiskt, strukturerat och riskbaserat sätt i enligt med ledningssystemet för informationssäkerhet.
Årsplan
Intelligencias systematiska ledningssystemsarbete styrs efter den interna årsplanen för ledningssystem.
Årsplanen gås igenom och uppdateras kontinuerligt vid behov.
Årsplanen dokumenteras i vårt övergripande Excel ark för ledningssystemet.
Mål
En del av vårt arbete med ledningssystemet är att definiera vilka mål Intelligencia skall ha för kommande kalenderår i en handlingsplan. Dessa mål konkretiseras, schemaläggs och ansvars fördelas under ledningsgruppsmöte. Målen kan även arbetas fram beroende på avvikelser, incidenter, förbättringsförslag samt riskbedömningar som gjorts inom Intelligencia.
Mål och handlingsplaner dokumenteras i vårt övergripande Excel ark för ledningssystemet.
Ledningssystemets processer
Ledningssystemet ska vara en stående punkt på de interna ledningsgruppsmötena som sker minst en gång per kvartal där en intern uppföljning sker efter ledningssystemets aktiviteter . Detta arbete utgår från den framtagna årsplanen som finns i det övergripande Excel arket.
Annan process som beskrivs som en bilaga är;
- Process konsultation och rådgivning
Ledningens engagemang och ansvar
Ledningen för Intelligencia ska leda och ständigt förbättra ledningssystemet löpande och ledningssystemet ska vara en del av ledningsgruppsmöten.
Ledningen ska ha utpekade roller och en tydlig ansvarsfördelning så kallade rollbeskrivningar.
Dokumenterad information
Intelligencia har valt SharePoint som plattform för Intelligencias ledningssystem. Därav kan mallar och standardiserade dokument samlas, dokumenteras och loggas så att bolagets ledning och anställda får tillgång till ledningssystemet i sin helhet på alla plattformar som nyttjas av bolaget.
Samtliga bolagsdokument skall följa Intelligencias grafiska profil och innehålla relevanta bolagsuppgifter på sidfot eller sidhuvud och/eller bolagets logga.
Risker
Att arbeta med en stor riskmedvetenhet inom Intelligencia kommer hjälpa oss att minska risken för skador av ekonomisk karaktär eller andra skador mot bolaget därav är en riskanalys ett grundfundament i det löpande arbetet inom Intelligencia. Intelligencia genomför minst en gång per år en bolagsöverskridande riskanalys där kommande risker analyseras och bearbetas.
Även vid större affärsmöjligheter som sker löpande under året ska en riskbedömning genomföras, en sådan möjlighet kan tex vara ett större uppdrag som ska upphandlas eller ett uppdrag som kan innebära andra affärsmöjligheter inom Intelligencia.
Risker dokumenteras i vårt övergripande Excel ark för ledningssystemet.
Möjligheter
Möjligheter inom Intelligencia är något som ständigt ska finnas med på de interna mötena samt att inför varje nytt kalenderår ska en möjlighetsanalys genomföras. Möjligheter ger Intelligencia en möjlighet att växa både ekonomiskt som via sitt tjänsteutbud. Möjligheter dokumenteras i vårt övergripande Excel ark för ledningssystemet.
Lagar och andra krav
Specifika lagkrav och branschkrav säkerställs via tjänsten hos Tydliga och deras Compliance officer, medans tjänsten för allmän lagbevakning hanteras via KMA Center AB. Rapporten för lagbevakning finns i Intelligencias SharePoint miljö.
Organisation, ansvar och befogenheter
Intelligencia är ett bolag med två delägare som både driver och utvecklar arbetet. Det finns en rollbeskrivning och en ansvarsfördelning mellan dessa parter.
Ansvarsområden och uppgifter för VD
Styra företaget i enlighet med styrelsens angivna vision
Representera företaget efter behov, närvara vid branschhändelser och offentliga möten. Förbereda årliga budgetar tillsammans med ledamot.
Arbeta med anställningspraxis, löner och ersättningar.
Övervaka kvalitetskontroll i hela företaget och fastställa mål i samarbete med ledamot
Ansvarsområden och uppgifter för ledamot
Representera företaget efter behov, närvara vid branschhändelser och offentliga möten. Förbereda årliga budgetar tillsammans med VD. Övervaka kvalitetskontroll i hela företaget och fastställa mål i samarbete med VD
Kompetens
Kompetenskrav och tillhörande licenser för att arbeta som rådgivare följer branschnormer och regelverk för vår typ av bransch. Insuresec hanterar detta löpande och tar kontakt med Intelligencia vid behov av förnyelse av relevanta certifikat.
Kommunikation
En tydlig kommunikation med våra kunder är av otroligt vikt så de förstår erbjudandet och vad vi kan bistå med. Därav sker all kommunikation med kunder på särskilda mallar med en tydlighet i vad det är kunden får ta del av.
Interna dokument har alltid ett gemensamt sidhuvud och sidfot inklusive version.
Styrdokument innehåller även rubriker såsom framtagen av och godkänd av.
Arbetsmiljö
Intelligencia ska alltid värna om en god arbetsmiljö och låta respektive delägare hantera sin egen arbetsmiljö för att kunna anpassa både arbetsbörda och arbetsanpassningar i egen regi. Risker i arbetsmiljön ingår i den årliga riskbedömningen för företaget. Risker dokumenteras i vårt övergripande Excel ark för ledningssystemet.
Miljö
Intelligencia ska alltid arbeta efter en så liten miljöpåverkan som möjligt i våra uppdrag. Detta innebär bland annat att Intelligencia ska alltid välja klimatsmarta resvägar och rese sätt där tex tåg ska föredrar framför flyg.
Miljöutredningen som görs varje år ska påvisa vilka miljömål som ska hanteras under året och även därefter.
Miljöutredningen dokumenteras i vårt övergripande Excel ark för ledningssystemet.
Utrustning
Genom att välj klimatmärka produkter när det är möjligt så ska Intelligencia värdesätta detta och inte bara utgå från pris på produkten.
Brandskydd
Då arbetet pågår ute hos kund, vid hemmakontor eller vid hyrd kontorsplats så bedriver Intelligencia det systematiska brandskyddsarbetet i enlighet med de hyresavtal vi har .
Dock är det viktigt att brandskyddet i de lokaler vi befinner oss i har relevant brandskydd och har ett aktivt arbete gällande förebyggande brandskydd.
Vid händelse av brand ska Intelligencia alltid ha kunskap om rutiner vid utrymning och återsamlingsplats.
Beredskap och agerande vid nödläge
Intelligencia har en rutin för nödlägesberedskap som finns dokumenterad i det övergripande Excel arket. Beredskapen inom bolagets hanteras av delägarna och beredskapen är byggd på ett nära samarbete och uppdaterade kontaktuppgifter till respektives familjemedlemmar vid händelse av olycka på arbetet.
Utöver detta finns det anpassade företagsförsäkringar vid nödläge med de stödprogram som Intelligencia anser vara relevanta, och dessa benämns i försäkringsbrevet mellan försäkringbolag och Intelligencia.
Säkerhet
I enlighet med vårt ledningssystem för informationssäkerhet så klassificeras alla dokument beroende på hur sekretessen ska hanteras, utöver detta så låses viktiga original dokument in på särskild anvisad plats.
Informationssäkerhet
Informationssäkerhet är ett jätte viktigt område då vi arbetar med rådgivning mot både person som företag därav finns det ett separat ledningssystem för informationssäkerhet som följer riktlinjerna för ISO 27001 samt MSBs direktiv för systematiskt informationssäkerhetsarbete. Ledningssystem för informationssäkerhet finns dokumenterat i Intelligencias mallstruktur.
Förbättringar
Intelligencia har en mall för förbättringsförslag, alla förbättringsförslag dokumenteras och hanteras på kommande ledningsgruppsmöte. Även dagliga förbättringar inom verksamheten kan hanteras löpande mellan delägare.
Förbättringsförslag dokumenteras i vårt övergripande Excel ark för ledningssystemet.
Avvikelser & Incidenter
Intelligencia har en mall för avvikelser & Incidenter, alla relevanta avvikelser & incidenter dokumenteras och hanteras på kommande ledningsgruppsmöte. Även avvikelser & Incidenter som sker akut inom verksamheten kan hanteras löpande mellan delägare. Avvikelser & incidenter dokumenteras i vårt övergripande Excel ark för ledningssystemet.
Internrevisioner
Internrevisioner genomförs minst en gång per år. Vid en internrevision kan KMA Center AB eller annan revisionsbyrå anlitas för detta uppdrag. Beslut tas på ledningsgruppsmöte om den interna revisionen ska hanteras internt efter mallen för internrevision eller om internrevisionen hanteras av konsult.
Internrevisionen dokumenteras i vårt övergripande Excel ark för ledningssystemet.
Revisionsplan
Syftet med revisionsplanen är att säkerställa att ledningssystemet speglar verksamheten samt att ledningssystemet efterlever kraven inom FR2000.
Metodiken är uppbyggd på en tydlighet i vilka delar som ska revideras och hur ofta den interna revisionen ska utföras. Brister som anses allvarliga ska dokumenteras och en handlingsplan ska arbetas fram, med en
tydlighet i
- vad bristen är
- vad som ska göras
- när det ska vara klart
- vem som är ansvarig.
Detta sker via den så kallade internrevisionsrapporten, det framgår även tydligt i rapporten;
- när den utfördes
- vilka var närvarande
- vad som granskats
- avvikelser
- förbättringsförslag
- positiva iakttagelser
Revisionsprogrammet tar hänsyn till betydelsen av processer, ändringar som påverkar företaget och resultaten från tidigare revisioner.
När den interna revisonen är genomförd ska den medföljande rapporten hanteras på ledningens genomgång.
Kontrollpunkter för den interna revisionen på en övergripande nivå är:
- Granskning av alla dokument som tillhör ledningssystemet och/eller har en direkt eller indirekt påverkan på arbetet kring kvalité, miljö eller arbetsmiljö.
- Granskning av huvudprocessen och de delprocesser som anses vara kritiska för Intelligencia
- Stickprov av särskilt utvalda delmoment i processerna för att säkerställa efterlevnad
- Intervjuer med intressenter som har en direkt eller en indirekt påverkan på
ledningssystemet som kan verifiera hur tillämpningen sker i praktiken - Hur de praktiska delmomenten som benämns i det övergripande Excel arket hanteras
Systematik kring interna revisioner är att de genomförs 1 gång per år i enlighet med övergripande årsplanering.
Ledningens genomgång
Ledningens genomgång genomförs minst en gång per år och ska ses som ett ”bokslut” för ledningssystemet och en planering för kommande år, VD har ansvars att sammankalla berörda personer för ledningens genomgång.
Ledningens genomgång dokumenteras i vårt övergripande Excel ark för ledningssystemet.
Leverantörsbedömning
En viktig del att säkerställa våra tjänster och leveranser med våra kunder är att Intelligencia har pålitliga leverantörer som värdesätter kvalité, arbetsmiljö och miljöarbete. Därav genomförs varje år en leverantörsbedömning.
Leverantörsbedömningen dokumenteras i vårt övergripande Excel ark för ledningssystemet.
Styrning och kontroll av inköp
Intelligencia säkerställer sina inköp via sin leverantörsbedömning för större inköp. Enklare inköp av minder värde kan ske på avrop men ska genomsyra en god kvalité och ett bra miljöarbete i framtagandet av tjänster eller produkten.
Styrning av utveckling av varor och tjänster
Intelligencia erbjuder företag med kollektivavtal en helt unik och kundanpassad ITP1 plan via pensionsstiftelse. Anställda får ta del av den överavkastning som stiftelsen genererar vilket ger dem en högre pension. Produkten är utvecklad i samarbete med Collectum & PRI och blev godkänd av ITP-nämnden juni 2021.
Leverans av tjänster
Intelligencia strävar alltid efter att förbättra och utveckla erbjudandet till kund genom att effektivisera vårt tjänsteutbud enligt branschens normer; detta gör vi i tre steg.
Avtalsuppföljning är aktiviteter som syftar till att säkerställa att vi uppfyller de krav som våra kunder har ställt i upphandlingsdokument eller gällande samarbetsavtal.
Avtalsförvaltning innefattar förutom avtalsuppföljning även en intern administration av bolagets samtliga avtal. Detta innebär bland annat att registrera avtalet i en avtalsdatabas och att hantera eventuella förlängningar och prisjusteringar.
Mätning av kundnöjdhet innebär att vi via en kund enkät årligen väljer ut ett par
representativa kunder för att säkerställa att vår leverans uppfyller deras förväntningar på oss som tjänsteleverantör.
Kunders egendom
Intelligencia använder kundens egendom i väldigt begränsade delar då Intelligencia säljer en tjänst och rådgivning. Dock om Intelligencia använder kundens egendom ska den hanteras precis som Intelligencia egendom med varsamhet och försiktighet för att säkerställa dess funktion.
Arbete på extern plats
Intelligencias operativa arbete sker uteslutande på hemmakontor eller i vår hyrda
kontorsmiljö, när vi är ute hos kunde handlar det om att presentera en lösning för kunden därav sker arbete på extern plats i väldigt små beståndsdelar.
Bilagor
- Ledningssystem för informationssäkerhet
- Ledningsarbetsdokument (Excel)
- Offertmall & Uppdragsbeskrivningsmall
- Interna regler och rutiner
